Matryca zarządzania czasem. Matryca ważności
Jak Gasisz pożary?
Nie mam na myśli prawdziwych, chyba że jesteś prawdziwym strażakiem. Mam na myśli wszystkie te sytuacje, które wykraczają poza nasz zaplanowany i zorganizowany plan dnia.
Pojawia się jakaś sytuacja – telefon z urzędu, list ze skarbówki, wściekły klient – która nie jest przewidziana w dziennym planie funkcjonowania. Taka sytuacja wynika wprost z naszej aktywności zawodowej, z wcześniejszych decyzji i działań. Są niejako konsekwencją tego, co i jak robiliśmy wcześniej, lub czego nie robiliśmy, takie pożary też są.
Zatem, pojawia się sytuacja wyjątkowa bo nieprzewidziana, i nagle trzeba angażować się w coś, co nie było zaplanowane. Mało tego, trzeba zrezygnować z innych działań na rzecz tej jednej sytuacji. Być może trzeba będzie zaangażować też innych, odrywając ich od ich planowych działań. Robi się nieciekawie, robi się nerwowo. Stres, na który każdy reaguje inaczej, jest złym doradcą. Zaczyna się chaos, stres się rozkręca, ludzie zaczynają warczeć na siebie, bo ich plan leży obok, a pożar się rozrasta.
Jest na taką sytuację bardzo dobre narzędzie – proste i skuteczne, ale wymagające chłodnego spojrzenia na problem/sytuację.
Zadaj sobie dwa proste pytanie, na temat tego, co Cię spotkało, co domaga się Twojej uwagi tu i teraz. Przyłóż się dobrze do odpowiedzi na nie, bo to zapewni Ci dobre ocenienie sytuacji. Po mimo stresu i limitu czasu postaraj się zachować spokój i rzeczowo podejść do tematu.
Dwa pytania:
Czy to jest ważne?
Zastanów się przez chwilę, kilka sekund, weź głęboki oddech i pomyśl.
Czy to jest istotne dla Ciebie, czy to jest istotne dla osoby, która ten problem przyniosła?
Kto odczuje skutki – czy to jest ważne dla Ciebie osobiście czy dla całego twojego zespołu?
Dla kogo będą istotne skutki tego, co się wydarza (negatywne lub pozytywne, ale nadal będą istotne)?
A wogóle, czy ta sytuacja dotyczy Ciebie, Twoich wcześniejszych działań, czy tylko obrywasz rykoszetem?
Czy to jest pilne?
Zastanów się przez chwilę, kilka sekund, weź głęboki oddech i pomyśl.
Czy to jest pilne dla Ciebie czy dla osoby, która przyniosła temat z zewnątrz?
Określ, czy to co pilne zamyka się w jednym dniu, czy w tygodniu, a może w miesiącu?
Na kiedy musi to być zrobione – na teraz-zaraz, czy możesz wykonać działania ratunkowe później?
Ale jak to jest bardzo pilne, to czy ratunek ma być na wczoraj, czy może jest już i tak po terminie?
W zależności od Twoich odpowiedzi, udzielonych na chłodno, spokojnie i z rozmysłem, znajdź odpowiednie rozwiązanie dla tej sytuacji.
Najszybciej zrób to co PILNE i WAŻNE.
Nadaj im znaczenie priorytetowe. Nie odkładaj tego na później, bo straty będą większe niż w tej chwili, albo będą bardziej bolesne finansowo. Mało tego, zrób to osobiście, bo jesteś najbardziej odpowiednią osobą do ratowania swojego biznesu.
Kolejne są zadania WAŻNE i MAŁO PILNE.
Skoro to nie jest pilne, to znaczy że możesz to zaplanować, obmyślić strategicznie i zorganizować je w późniejszym czasie. Generalnie zrób to samodzielnie albo zleć w wyjątkowych sytuacjach, ale odpowiedzialność i tak jest Twoja. Pamiętaj, że to są realizacje Twoich celów i marzeń. (ćwiczenia, spotkania, cele długoterminowe, opieka nad sobą i rodziną)
Następnie przejdź do PILNE i MAŁO WAŻNE.
Mało ważne czyli nieistotne sprawy, które nie mają znaczenia dla Twojego obecnego ani przyszłego życia, to nie są Twoje priorytety. Naglące i pilne sprawy mało ważne najlepiej delegować komuś innemu do realizacji. (zakupy, serwis urządzeń, zadania codzienne).
Na koniec zostaw MAŁO PILNE i MAŁO WAŻNE.
To te czynności, które są zwykłe, rutynowe, codzienne, błahe. Często to są złodzieje czasu i uwagi. Pozbądź się tego, co Cię wyczerpuje i jest zbędne. Da Ci to więcej czasu i energii na sprawy, które mają znaczenie.
Sytuacje, które nas spotykają znajdą się w jednej z tych grup. Najważniejsze jest wiedzieć, jak zakwalifikować daną sytuację i dobrać odpowiednie narzędzia do tego, co nas spotyka. Dobrze jest wtedy, kiedy jest najwięcej zadań/sytuacji z grupy WAŻNE i MAŁO PILNE, bo są to zadania kreujące naszą przyszłość, realizujące nasze cele i założenia, doprowadzają nas do naszych marzeń.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej o tym, jak zarządzać swoim czasem wg ważności zadań, jakie masz przed sobą, polecam Ci książkę „7 nawyków skutecznego działania” którą napisał Stephen R. Covey. Gorąco polecam Ci tę pozycję książkową, jeśli chcesz poznać inne skuteczne sposoby organizowania swojego czasu i zadań.